Las solicitudes de uso de una sala de reuniones pueden realizarse en línea, en persona, por teléfono o por escrito. Las solicitudes se atenderán por orden de llegada. 

Las reservaciones solo se mantendrán durante 10 días hasta que se reciba el formulario de reservación firmado. Si su reunión prevista tendrá lugar en menos de 10 días y la sala de reuniones está disponible, se aceptará una reservación provisional con el formulario firmado al menos 3 días antes de la reunión. 

Al hacer una reservación, por favor facilite: 

• Nombre de la organización
• Nombre, dirección y número de teléfono de la persona responsable
• Número total de personas que se espera que asistan 

Las reservaciones pueden hacerse con hasta 90 días de anticipación. 

Para ofrecer a todos los grupos la oportunidad de utilizar las salas de reuniones, un grupo podrá reservar una sala de reuniones hasta 3 veces por lugar en un período de 90 días consecutivos. 

La notificación de cancelación debe hacerse al director de la sucursal de la biblioteca o al subdirector lo antes posible. Transcurridos 30 minutos, un grupo puede perder su reservación si no se presenta como estaba previsto. 

Si un grupo no se presenta a dos reuniones seguidas y no llama para cancelarlas, se pierden todas las futuras reservas hasta que el grupo llame para reprogramar. 

No se programarán reuniones antes ni después del horario de la Biblioteca. Los representantes de un grupo no pueden ingresar a edificios de la Biblioteca ni se aceptarán entregas antes del horario de apertura habitual. 

Los grupos no podrán ceder o transferir sus reservaciones a otros grupos. 

Un cliente individual de la biblioteca puede, previa solicitud, utilizar una sala de reuniones que no esté en uso hasta la hora de reservación del siguiente grupo. Por favor, regístrese en el mostrador de circulación para su uso individual. Si otras personas desean utilizar la sala al mismo tiempo, pueden hacerlo; de acuerdo con la política de Biblioteca Pública de Austin de tener la sala abierta a todos.